Stojąc przed wyborem kasy fiskalnej, często nie wiemy na co należy zwrócić szczególną uwagę.
Najczęściej spotykane błędy w jej doborze to:
1. Odrzucenie możliwości kasy mobilnej
Należy określić, czy kasa fiskalna powinna być urządzeniem stacjonarnym czy mobilnym. Wybór jest prosty, gdy prowadzimy sklep w konkretnej lokalizacji (tutaj przyda się stacjonarna kasa ze stałym podłączeniem do prądu). Jeżeli jednak prowadzimy działalność usługową to warto zastanowić się nad zakupem kasy mobilnej (przenośnej).
Najczęściej z takiej kasy korzysta branża kosmetyczna i lekarska, gdyż tacy przedsiębiorcy bardzo często świadczą swoje usługi poza siedzibą działalności gospodarczej. W takiej sytuacji, zalecanym rozwiązaniem jest wybór niewielkiej kasy mobilnej, która na naładowanym akumulatorze może pracować nawet 5h. Niewątpliwą zaletą kas przenośnych są ich gabaryty; zazwyczaj mieszczą się one w damskiej torebce czy w schowku samochodowym.
2. Nieprawidłowe oszacowanie bazy towarowej
Każde urządzenie fiskalne posiada określoną liczbę możliwych do zaprogramowania towarów, tzw. PLU (ang. price look-up unit). Ta baza, to spis towarów lub usług niezbędny w Twojej branży. Warto zastanowić się nad ilością potrzebnego PLU także w przyszłości, gdyż czas użytkowania kasy to najczęściej 5 lat.
Przykład: otwierasz gabinet kosmetyczny, jednoosobową działalność, w której jesteś zarówno właścicielem jak i pracownikiem. Wydawać się może, że mała kasa z niewielką ilością PLU – do 1000 produktów będzie dobrym rozwiązaniem. Wachlarz usług kosmetycznych nie jest przecież tak rozległy. Ale nagle pojawia się możliwość dystrybucji kosmetyków, na których pracujesz, biznes się rozwija więc wprowadzasz do oferty usługi fryzjerskie. I tak, mała kasa, w której nie możesz zaprogramować kolejnych towarów stawia niepotrzebne ograniczenia. Warto więc optymistycznie spojrzeć w przyszłość i zakupić urządzenie z bazą towarową o około 40% wyższą niż ta, której potrzebujemy w dniu zakupu pierwszej kasy.
3. Nie zastanawianie się nad dodatkowymi funkcjami urządzenia
Oprócz podstawowych funkcji czyli rejestracji sprzedaży i wystawieniu paragonu kasy fiskalne mają różnorodne dodatkowe funkcjonalności. Do najbardziej popularnych należy:
- Możliwość płatności kartą
Wybierając kasę fiskalną warto pamiętać, iż nie każda jest homologowana z obsługą terminala płatniczego. Jeżeli będziemy chcieli zaoferować klientom taką formę płatności, to należy pamiętać o tym już przy wyborze kasy.
- Dodatkowe urządzenia
Konieczność podłączenia dodatkowych urządzeń, wspierających i usprawniających sprzedaż również jest istotna już w fazie poszukiwań kasy. Decydując się za zakup konkretnego modelu, należy się upewnić czy wybrana kasa ma możliwość podłączenia sprzętu około kasowego np. (wago-skanera, czytnika kodów, szuflady kasowej)
- Kopia elektroniczna paragonu
Polskie prawo wyraźnie reguluje sposób archiwizacji danych zarejestrowanych przy użyciu kasy fiskalnej. Jeszcze przed zakupem musisz wybrać, na które z dostępnych rozwiązań się decydujesz: kasę z rolką papierową lub kasę z kopią elektroniczną paragonu. Zmiana sposobu archiwizacji wykonanych transakcji w trakcie użytkowania kasy nie będzie możliwa. Jest to wybór jednorazowy dla konkretnego urządzenia. Warto zaznaczyć, że kasy z kopią elektroniczną są wygodniejsze, nie trzeba bowiem przechowywać stert rolek paragonowych, w odpowiednich warunkach, przez okres min. 5 lat.
Nadal zastanawiasz się jaka kasa fiskalna będzie odpowiednia dla Twojego biznesu? My to wiemy, bo od wielu lat zajmujemy się doborem kas fiskalnych dla różnych branż. Skontaktuj się z nami, a nasz profesjonalny doradca zaproponuje odpowiedni model kasy i pomoże przygotować dokumenty do Urzędu Skarbowego.
